Предмет: Информатика
Тип: Курстық жұмыс
Объем: 53 стр.
Год: 2009
|
Закрыть
|
Электронды құжаттар және мұрағаттар
МАЗМҰНЫ
КІРІСПЕ 3
1 Электронды құжаттардың пайда болуы 10
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан 10
1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі таңдағы мәселесі 17
2 Электронды құжаттардың пайда болу тәсілдері 26
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ғылыми–анықтамалық аппарат (ҒАА) құру және ерекшеліктері 26
2.2 Ақпараттық іздестіру жүйелерін құру (АІЖ тарихынан, қолданылуы, функция, пайдасы) 37
2.3 Электронды құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары 40
ҚОРЫТЫНДЫ 50
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ 53
КІРІСПЕ
Тақырыптың өзектілігі: Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуында сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауй факторлар өз сабақтастығын тауып жатыр.Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағы басты міндет – келешек ұрпаққа өшкенін қайта жандыртып, ұмытылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың ең алғашқы және басты этапы – қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы құпияларын ашу жолдарында сол замандарға қатысты құжаттардың алатын орны өте зор.
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттар да өзіндік сипатқа ие болуда. 20 – шы ғасырдың басында дәстүрлі жазба құжаттармен қатар өмірге электронды құжаттар ұғымы келді. Көзбен көріп, құлақпен естіп білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп жылдар бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр.
Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан ақпарат, соның ішінде ретроспективті құжаттар ақпарат қоғамның рухани, мәдени дамуындағы басты ресурсқа айналды. Электронды құжаттарды саяси, құқықтық, әлеуметтік және мәдени – ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сұранысты ұлғайта түсті. Дәлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге алуға уағыздайтын құжаттың соның ішінде электронды құжаттардың құны артты.
Зерттеу тақырыбының мақсат–міндеттері. Диплом жұмысымның негізгі мақсаты – әрине жаһандану заманының негізігі талабын ашып көрсету, оны нақты айтатын болсақ өміріміздің барлық қажеттіліктері компьютермен байланысты. Олай болса, ол мұрағат ісіне де қатысты.
- Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең алдымен LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан электронды құжат айналымымен танысу;
- дәстүрлі және электронды құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін ашып көрсету және оларды пайдаланудың жаңа үрдісін зерттеу;
- Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
Жұмыстың ғылыми жаңалығы. Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық маңызы зор жұмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мәдени жағынан дамуында аудиовизалды құжаттардың маңыздылығы қандац деңгейде екендігі айқын нәрсе. Алайда, осы құнды деректерді жинақтау, сақтау, пайдалану және ғылыми айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.
Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол жеткізілді.
- Электронды құжаттарды есепке алу және сақтау принциптеріне шолу жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенднциялары ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс барысында кең талқыға түсті. Мұрағаттардың заманауй талаптарға сай дамуына жаңа ұсыныстар жасалды.
- Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесін ұйымдастыру мәселесіне тоқтала отырып берілген жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында және оларды заманға сай қайта құру ұсынастары жасалды. Жалпы дәстүрлі құжаттарға және дәстүрлі құжаттарға жасалатын ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын ерекшеліктері мен айырмашылықтары жұмыс барысында ашып көрсетілді.
- Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған электронды құжаттарды жинақтап, бір ізгілін ұйымдастыру. Мұрағат ісінде атқырылатын маңызды салалрының бірі азаматтарға электрондық құжаттармен жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.
Жоғарыдағыдай айтылған шараларды іс жүзіне асыруға бізге Қазақстан Республикасының «Мұрағаттар» коллегиясныңы төрайымы Сариева Р.Х. және Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағатының көмегімен өткізілетін конференциялар диплом жұмысында айтылған барлық кемшіліктерді ашуға көмектеседі. 15
Зерттеу жұмысының теориялық–методологиялық негізі. Зерттеуге объективтілік, тарихилық, жүйелілік тәрізді ғылыми таным принциптері баршылыққа алынды. Зерттеу жұмысында сондай–ақ зерттеушілер көзқарастарын салыстыру, талдау әдістері кеңінен қолданылады. Тақырыпты зертеу барысында Тәуелсіз Қазақстан зерттеушілері мен Ресей зерттеушілерінің еңбектері мен пікірлеріне мән берілді.
Жұмыстың қолданбалық маңызды. Ғылыми жұмыс мұрағат ісі саласындағы тың мәселелерге арналғандықтан оның қолдану аясының кең болуы заңдылық. Зерттеу жұмысында жасалған жаңа тың қорытындылар мен тұжырымдар тәуелсіз Қазақстанның жаңа ұстанымдар негізінде жазылған мұрағаттану саласының зерттеулер қатарын толықтырады. Жұмысты мұрағаттану саласы бойынша мамандар даярлауда, электронды құжаттар жүйесін одан әрі дамытуға байланысты шаралар аясында, бүгінгі әлеуметтік–экономикалық, тарихи–мәдени реформаларды жүзеге асыру барысында пайдалануға болады.
Сонымен қатар берілген жұмыс тарих ғылымы мен құжаттану саласымен айналысатын студент жастарға және көпшілік қауымға арналады.
Зерттеу жұмысының құрылымы. Жазылып отырған ғылыми зерттеу жұмысы кіріспе, екі тарау, соның ішінде әр тарауда екі тармақша, қорытынды, пайдаланылған әдебиеттер тізімі және қосымшалардан тұрады.
1 Электронды құжаттардың пайда болуы
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан
Мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңына, Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңына, «Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы Ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысына, «Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және «Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сәйкес әзірленген 16.
Кез-келген мұрағат қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады. Мұрағат оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізеді.
1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі таңдағы мәселесі
Алматыда 2006 жылдың 26 қыркүйегінде Қазақстан Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағатымен бірігіп «Электронды құжат айналымы және электрондық мұрағат» тақырыбына семинар ұйымдастырды. Мұндай шара елімізде республикалық ауқымда тұңғыш рет өткізіліп отыр. Қатысушылар құрамында Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттік, «Ұлттық ақпараттық технологиялар» акционерлік қоғамы, ҚР Ұлттық банкі «Банк сервисі» республикалық мемлекеттік кәсіпорны, сонымен қатар, облыстардың, Алматы мен Астана қалаларының мемлекеттік органдары, ұйымдары мен ұлттық компаниялары, мемлекеттік мұрағаттары өкілдері болады.
Семинардың ашылуында Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты директоры В.Шепель кіріспе сөз сөйледі. Содан соң сөз кезегі Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының орынбасары Р.Сариеваға берілді. Ол өз сөздерінде электронды құжат айналымы мен электрондық мұрағаттарға қатысты көкейкесті мәселелерді шешу, құжаттамаларды электрондық негізде сақтау және осы бағыттағы стратегияларды айқындау қажеттілігі тұрасында өз ойларын ортаға салды. Мемлекеттік органдарды ақпараттандыру мен «электронды үкімет» инфрақұрылымын қалыптастыру жөніндегі мемлекеттік бағдарламалар аталмыш мәселелердің маңыздылығын арттыра түсті 22.
2 Электронды құжаттардың пайда болу тәсілдері
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ғылыми–анықтамалық аппарат (ҒАА) құру және ерекшеліктері
Мұрағат құжаттарын іздеу мен көшірмесін алуда аталған ҒАА жүйесі жақсы қызмет атқарады. Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қол жетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте–бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын 32.
2.2 Ақпараттық іздестіру жүйелерін құру (АІЖ тарихынан, қолданылуы, функция, пайдасы)
Ақпараттық іздестіру жүйелесінің (бұдан былай – АІЖ) құрамына ЭҚ тиімді іздеу үшін мұрағаттық анықтамаларының кешені кіреді, ол ақпараттық–іздеу жүйесінің негізінде жасалынады.
Бітіру жұмысымның бұл тармақшасы жоғарыда атаған кезеңдерден, 4 кезеңіне тікелей қатысты болып табылады.
2.3 Электронды құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары
Электронды құжаттарды есепке алудан бұрын есепке алу мәселесіне де тоқталуымыз жөн. Құжаттардың пайдаланылуын есепке алу мұрағат қоймасынан істер беру кітабы арқылы және берілген мұрағаттық анықтамалары, мұрағаттық үзінділерді, мұрағаттық көшірмелерді тіркеу журналы арқылы жүргізіледі 39.
Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады. Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек. Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі. Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай–күйін жазуға арналады. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады. Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық–ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.
ҚОРЫТЫНДЫ
Мұрағаттардың тарихының зерттелуі бүгінгі күндері өз жалғасын табуда. Құжаттар, әсіресе электронды құжаттар мұрағатының жұмыс тәсілін бақылау теориялық және методикалық жағынан өте тиімді болып келеді. Жаңа заманғы сұраныстарға сәйкес электронды құжаттар мен мұрағаттардың зерттелуі мемлекеттің көп салада дамуына үлкен септігін тигізеді. Қоғамдық өмірде барлық құжаттардың маңыздылығы арта береді, яғни өз маңызын жоғалтпайды. Сонымен қатар саяси, идеологиялық салаларда қолданылудың аясы кеңейді. Негізгі бөлімінде және терминдерді түсіндіру барысында, электронды тасымалдаушыларда сақталатын ақпарат, электронды құжат болып табылады.
